工作账号用 Gemini：版本决定功能与数据处理，管理员掌握历史开关

用工作或学校的 Google 账号登录 Gemini 应用，能否使用、能用多少、数据怎么处理，往往不由用户自己决定。Google 官方帮助文档说明，大多数使用工作或学校账号的用户可以访问 Gemini Apps，但功能可用性和数据处理方式取决于所属的 Workspace 许可证版本，且使用工作账号须年满 18 岁。也就是说，账号归属的组织订阅了哪个版本，直接决定了员工或学生能看到哪些模型、拿到多少额度。

官方将 Gemini Apps 按 Workspace 版本分为几档。Android Enterprise、Cloud Identity、Chrome Enterprise、Business Base、Essentials Starter、G Suite、Workspace Individual 等版本把 Gemini Apps 作为附加服务提供，属标准访问。Business Starter、Essentials、Enterprise Essentials、Enterprise Essentials Plus、Frontline Starter、Frontline Standard、Frontline Plus、Nonprofits 等版本将其作为核心服务，但这一档不带企业级安全与隐私保护。Business Plus、Business Standard、Enterprise Plus、Enterprise Standard 以及已停售的 Gemini Enterprise Legacy、Gemini Business Legacy 则在核心服务基础上提供企业级安全与隐私保护，并升级到 Pro 级访问。再往上还有 AI Expanded Access 与 AI Ultra Access 两档，对应更高的模型权限。Canvas、Gems 等未列入表格的功能，官方注明对大多数用户普遍可用。

额度差异在官方表格中体现得相当具体。Deep Research 从每月 5 份报告到每天 120 份不等，图片生成与编辑、音乐生成、视频生成、幻灯片生成等功能的每日上限也随版本递增，部分档位对 Argon、Thinking 等模型给出每日提示词上限。文档提醒，提示词数量受提示长度与复杂度、上传文件大小和数量、对话长度影响，额度会定期恢复；图片生成需求高，限制可能频繁调整。此外，用户在 Gemini 网页、移动应用和 Chrome 中的使用合并计入同一额度，而在 Workspace 应用内使用 Gemini 另有单独限制。

数据处理的分界线在于是否具备企业级安全与隐私保护。官方说明，不具备该保护的版本中，用户在 Gemini Apps 的聊天可能被人工审核，并用于改进 Google 产品、服务和机器学习技术；具备该保护的版本则明确不会人工审核聊天与上传文件，也不会用于改进生成式 AI 模型。两类适用的服务条款也不同，前者适用 Google 服务条款与 Gemini Apps 隐私声明，后者适用 Google Workspace 条款。

管理员设置直接改变用户的可见范围。工作或学校账号下，Keep Activity 默认开启，且只能由 Workspace 管理员关闭；对话历史默认保存 18 个月，管理员可改为 3、18 或 36 个月后自动删除，或完全关闭历史记录。若管理员开启 Gemini 历史记录保留，用户无法自行更改活动设置，也看不到具体保留期限，只能看到保留期限“由管理员管理”。还需注意，从 Workspace 应用清除 Gemini 历史，不会影响已保存到 Gemini Apps 活动中的信息。对普通员工和学生而言，这些设置更多是组织策略的落地，而非个人偏好选项。

原始资料

https://support.google.com/gemini/answer/14620100?hl=en&ref_topic=14960905